為了提升集中采購工作效率，簡化采購流程，降低管理成本，國際電氣物資集采業(yè)務(wù)在2015年啟動了針對小金額采購訂單電子化的可行性研討，于2016年初小額訂單電子化正式開始發(fā)布并實(shí)施，即10萬元以下采購訂單不再簽訂書面采購合同，而是以ERP-SRM所產(chǎn)生的電子采購訂單作為后續(xù)供貨及結(jié)算的執(zhí)行依據(jù)。
由于物資集中采購業(yè)務(wù)涉及面廣，且是集團(tuán)范圍內(nèi)首次推行電子訂單，受到集團(tuán)法律事務(wù)部、經(jīng)營計(jì)劃部、安全與科技環(huán)保部的高度重視，重新從集團(tuán)層面對實(shí)施方案提出多項(xiàng)改進(jìn)建議以及風(fēng)險(xiǎn)防范要求，最終經(jīng)多次調(diào)整后取得集團(tuán)批準(zhǔn)。國際電氣公司從系統(tǒng)調(diào)整和供應(yīng)商選擇兩方面同時(shí)著手推進(jìn)小額訂單電子化進(jìn)程，一方面聯(lián)系ERP運(yùn)維單位在系統(tǒng)中重新設(shè)計(jì)小額訂單審批流程及訂單模板，進(jìn)行數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性測試；另一方面，由采購部根據(jù)歷史采購數(shù)據(jù)選擇交易頻繁的10家供應(yīng)商作為小額訂單電子化的試點(diǎn)合作單位，并簽訂《小額采購合作框架協(xié)議》，對電子訂單的執(zhí)行條件、保證條款、注意事項(xiàng)等進(jìn)行約定。
目前國際電氣公司集中采購業(yè)務(wù)中，符合“小額訂單”標(biāo)準(zhǔn)的業(yè)務(wù)量占比達(dá)到80%以上，小額訂單電子化的實(shí)施大大減少了采購員日常合同打印、簽字的工作量，將采購員從簡單重復(fù)的事務(wù)性工作中解放出來，有更多的精力投入到價(jià)格談判等專業(yè)化要求高的工作中，由此提高采購效率提升服務(wù)水平，同時(shí)，小額訂單電子化免去了紙質(zhì)合同的蓋章、傳遞，供應(yīng)商可以憑電子訂單快速安排發(fā)貨，采購員同樣依據(jù)電子訂單安排符合要求的貨款支付計(jì)劃，達(dá)到采供雙贏的效果。
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